David Allen의 GTD(Getting Things Done)는 시간과 생산성을 관리하는 수단입니다. GTD 시스템은 자신의 약속을 조직함으로써 업무를 관리하고, 긴장을 최소화하고, 효율성을 높이는 방법에 대한 질서 있는 방법을 제공합니다. 이 기사는 GTD 방법론의 기본 개념, 스트레스를 줄이는 데 어떻게 도움이 되는지 그리고 더 큰 생산성을 위한 디지털 도구와의 통합을 가능하게 하는 단계들을 살펴볼 것입니다.
1. GTD 방법론의 기본 개념
GTD 방법론의 기본은 개인이 자신의 과제와 헌신을 포착하고, 명확히 하고, 조직하고, 성찰하고 참여하는 데 도움이 되는 다섯 단계를 기반으로 합니다. 각 단계를 자세히 살펴봅시다:
캡처: 이 시점에서 여러분은 여러분이 신뢰할 수 있는 시스템에 자신이 해야 할 생각들이나 약속들을 포함한 모든 과제들을 모아야 하며, 이는 여러분이 해야 할 고민들이 있을 때 그것들을 적는 책이나 지원서가 될 수 있습니다. 여기서의 목표는 정신적인 혼란이 줄어들도록 더 이상 그것들을 붙잡지 않도록 여러분의 마음을 자유롭게 하는 것입니다.
명확히 하기: 포획된 후 각 품목은 명확화 과정을 거쳐야 하며, 해당 품목에 필요한 조치가 있으면 이를 결정해야 합니다. 필요한 조치가 있으면 다음 단계를 확인하고, 아무 조치도 없으면 폐기해야 하는지, 향후 검토를 위해 보관해야 하는지 또는 참고 자료로 제출해야 하는지 결정합니다.
정리: 명확한 항목을 참조 파일뿐만 아니라 "다음 작업", "프로젝트", "대기 중", "언젠가는/아마도" 목록과 같은 적절한 범주로 정리해야 합니다. 폴더나 태그가 쉽게 액세스 할 수 있도록 하는 동안 목록은 모든 것을 정리하는 데 도움이 될 수 있습니다.
리플렉션: GTD 시스템의 무결성을 유지하기 위해서는 일정한 간격의 리플렉션이 필요합니다. 매주 리뷰를 수행함으로써 모든 항목이 최신 상태로 유지되고 우선 순위가 정렬되며 중요한 항목이 누락되지 않도록 합니다. 이렇게 하면 사용자가 정확한 위치를 파악할 수 있고 필요할 때 조정할 수 있습니다.
참여: 마지막으로 우선 순위와 맥락에 따라 작업을 수행합니다. 구성된 목록을 보고 프로젝트를 진행하기 위해 수행해야 할 다음 조치에 집중하여 특정 시간에 수행할 작업을 결정하십시오.
2. GTD에 의한 스트레스 감소
GTD 방법론은 업무와 헌신을 관리하기 위한 구조화된 접근법을 제공함으로써 스트레스를 상당히 감소시킨다고 합니다. 여기에 GTD로 스트레스를 줄이는 방법이 있습니다:
Mental Clearity: GTD는 신뢰할 수 있는 시스템에서 모든 작업과 아이디어를 포착함으로써 모든 것에 대해 생각하는 것으로부터 마음을 해방시킵니다. 이를 통해 정신적 명확성을 달성한 것은 걱정을 줄여 앞에 놓인 작업에 집중할 수 있도록 합니다.
정의된 다음 행동: 우리가 다음에 무엇을 해야 하는지 알 때 우리는 압도당하거나 미루는 것을 피합니다. 각각의 일을 더 작은 단계로 나누는 것은 행동을 취하고 앞으로 나아가는 것을 더 쉽게 만듭니다.
정기적인 리뷰: 주간 리뷰 프로세스는 여러분이 약속을 지키고 우선순위에 대해 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있도록 보장합니다. 이러한 정기적인 체크인을 하는 것은 일이 틈새로 미끄러지는 것을 방지하고 마지막 순간 깜짝 놀랄 일들의 관련 스트레스를 줄입니다.
우선순위: GTD를 사용하면 중요성과 관련성에 따라 직무를 분류할 수 있으므로 실제로 중요한 것에 더 집중할 수 있습니다. 이러한 종류의 우선순위 지정은 다중 작업의 부담을 없애므로 일반적으로 말해서 생산성 수준을 더 높입니다.
일과 삶의 균형: 따라서, 여러분의 활동을 적절한 방식으로 정리하고 관리하는 것은 일과 삶의 균형을 더 잘 유지하는데 기여합니다. 이 균형은 불안감을 줄이고 직업적인 활동과 개인적인 활동 모두를 여러분의 일정에 맞출 수 있는 가능성을 줍니다.
3. GTD와 디지털 도구의 통합
GTD를 디지털 도구와 통합하면 방법론의 효율성을 높이고 작업 흐름을 능률적으로 만들 수 있습니다. GTD를 디지털 도구와 결합하는 몇 가지 팁은 다음과 같습니다:
작업 관리 앱: 토우이스트, 트렐로, 아사나, 마이크로소프트 To Do와 같은 앱이 GTD를 실행하기에 완벽하다는 것을 의미합니다. 이 응용 프로그램을 사용하면 작업을 등록하고 필요한 작업을 이해하고 목록을 구성하며 알림을 설정할 수 있습니다. 프로젝트를 만들고 콘텍스트별로 작업에 태그를 지정하고 진행 상황을 추적할 수 있습니다.
디지털 노트북: Evernote 및 OneNote와 같은 도구는 아이디어, 회의 노트 및 참고 자료를 캡처하는 데 적합합니다. 이 노트북을 사용하면 정보를 관리할 수 있으므로 필요할 때 쉽게 액세스할 수 있습니다.
캘린더 통합: 구글 캘린더 또는 아웃룩과 같은 디지털 캘린더를 사용하면 특정 작업이나 프로젝트의 시간을 효과적으로 예약할 수 있습니다. 균형 잡힌 스케줄을 유지하기 위해 집중된 작업, 리뷰 및 개인 활동을 위한 휴식 시간을 차단할 수 있습니다.
자동화 도구: 이 프로세스를 단순화하기 위해 GTD 시스템에 수많은 앱을 통합하면서 반복 작업을 수행할 수 있는 자동화 도구 IFTTT와 Zapier가 있습니다. 즉, 작업 관리자에게 이메일을 실행 가능한 항목으로 자동으로 추가할 수 있는 워크플로우가 생성될 수 있습니다.
클라우드 스토리지: 구글 드라이브 드롭박스 원드라이브(OneDrive)는 다양한 참조 자료를 구성하는 데 특히 유용합니다. 어떤 장치에서 파일에 액세스할 수 있는 별도의 프로젝트를 기반으로 다른 폴더를 가질 수 있습니다.
마인드 맵핑 소프트웨어: 마인드마이스터 X마인드형 마인드 맵핑 소프트웨어의 브레인스토밍은 특히 이 접근법의 초기 캡처 단계에서 생각을 정리하는 데 도움이 됩니다..
포모도로 타이머: 포모도로 타이머를 병합하여 GTD 시스템 내의 집중력 수준을 더욱 향상시킵니다. 몇 가지 예로는 포커스 부스터 앱과 토마토 타이머 앱이 함께 있어 집중된 간격으로 작업하고 지속적으로 휴식을 취할 수 있습니다.
마치며
이는 작업과 약속을 관리하고 스트레스를 줄이고 생산성을 높이는 구조화된 접근 방식입니다. GTD는 캡처, 명확화, 조직화, 성찰 및 참여를 통해 책임을 처리하기 위한 명확하고 관리 가능한 시스템을 구축합니다. 참고 목적으로 노트를 GTD에서 Evernote 또는 OneNote로 이동하는 것과 같은 디지털 도구는 워크플로우를 더욱 간소화하고 방법론의 효율성을 향상할 수 있습니다. 작업 관리 앱, 디지털 노트북 또는 자동화 도구 모두 GTD를 구현함으로써 정신적 명확성, 적절한 우선순위 및 일상 활동의 균형을 향상하는 것을 목표로 합니다