전자화의 현시대에 이메일은 여전히 개인적이고 전문적인 목적을 위한 주요 상호 작용 방식으로 남아 있습니다. 그러나 수많은 이메일을 지속적으로 처리하는 것은 부담스러울 수 있습니다. 따라서 효율적인 이메일 관리는 생산성을 높이고 스트레스를 줄이며 중요한 메시지를 놓치지 않도록 하는 데 중요합니다. 이 기사에서는 이메일 관리의 기본 원칙, 이메일을 구성하고 분류하는 전략 및 이메일 관리 도구를 효과적으로 사용하는 팁에 대한 포괄적인 지침을 제공합니다.
1. 전자 메일 관리의 기본 원칙
• 받은 편지함의 우선순위:
이메일 관리의 몇 가지 기본 원칙으로 시작하는 것이 조직화된 받은 편지함의 핵심입니다. 많은 사람들이 효과적이라고 생각하는 인기 있는 전략 중 하나는 "인박스 제로"라고 알려져 있습니다. 여기서 목표는 각 근무일이 끝날 때까지 비어 있거나 거의 비어 있는 받은 편지함을 갖는 것입니다. 0에 도달하는 것이 항상 실용적이지 않을 수도 있지만, 목표를 달성하는 것은 어떤 조치를 취할 것인지 결정하는 것, 응답할 것인지, 연기할 것인지, 삭제할 것인지 또는 위임할 것인지 또는 보관함이 어수선해지는 것을 방지하는 것을 포함하여 정기적으로 이메일을 처리하는 데 도움이 됩니다.
이메일 확인을 위한 특정 시간 설정: 이메일이 워크플로우를 지속적으로 방해하는 것을 방지하려면 하루 중에 이메일을 확인하고 응답하는 특정 시간을 설정하십시오. 이것은 아침, 점심 식사 후 및 퇴근 전에 가장 먼저 할 수 있습니다. 이 시간 동안만 확인하면 수신 메시지에 방해받지 않고 다른 작업에 더 효과적으로 집중할 수 있습니다.
2분의 규칙을 사용하세요: 이메일에 2분 미만의 시간이 소요되는 모든 조치가 필요한 경우 즉시 처리해야 합니다."라고 드러커(2004)는 말합니다. 빠른 응답이든, 확인이든, 간단한 작업이든, 한 번에 답변하는 것은 나중에 너무 복잡하고 부담스러울 수 있는 작은 작업들이 쌓이는 것을 피합니다. 이러한 방식으로 사소한 문제들은 바쁜 스케줄 속에서 손실되지 않고 오히려 관리 가능한 비율 내에 남아 운영 효율성을 높일 수 있습니다.
불필요한 이메일로부터 구독 취소: 정기적으로 구독을 검토하고 더 이상 관련이 없는 뉴스레터, 홍보 이메일 및 알림에서 구독을 취소하세요. 많은 이메일 클라이언트는 이러한 이메일의 맨 아래에 "unsub 구독" 링크를 제공합니다. 또는 Unroll.me와 같은 서비스를 사용하여 여러 목록에서 구독 취소를 한 번에 일괄 처리할 수 있습니다. 이러한 방식으로 스팸 메시지와 다른 원하지 않는 메일은 이메일에 있는 중요한 커뮤니케이션에 대한 액세스를 차단할 수 없습니다.
파일링시스템 구현: 폴더 또는 레이블을 사용하여 이메일을 체계적으로 구성하는 시스템을 만드십시오. "작업", "개인", "중요" 및 "추후 확인"과 같은 광범위한 범주를 만든 다음 이러한 범주 내에 보다 구체적인 주제를 위한 하위 폴더를 만드십시오. 이 시스템은 특정 이메일을 빠르게 찾고 받은 편지함을 체계적으로 유지하는 데 도움이 됩니다.
필터 및 규칙 사용: 대부분의 전자 메일 클라이언트는 들어오는 전자 메일을 자동으로 정렬하는 필터 및 규칙을 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 모든 전자 메일을 특정 보낸 사람에서 지정된 폴더로 이동하거나 모든 뉴스레터에 자동으로 레이블을 지정하는 규칙을 만들 수 있습니다. 이러한 자동화된 프로세스는 받은 편지함을 능률적으로 유지하고 중요한 전자 메일이 클러터에서 손실되지 않도록 보장합니다.
정기적으로 보관: 더 이상 즉시 액세스할 필요가 없는 이메일을 정기적으로 보관 폴더로 이동합니다. 이 관행은 중요한 메시지를 나중에 참조할 수 있도록 보존하면서 받은 편지함을 깨끗하게 유지합니다. 보관은 또한 이메일 클라이언트를 직접 처리해야 하는 활성 메시지 수가 적기 때문에 이메일 클라이언트의 성능을 향상합니다
2. 보다 쉽고 나은 이메일 구성
적절한 이메일 구성은 잘 정리된 받은 편지함을 가지고 필요한 정보를 신속하게 찾는 데 매우 중요합니다. 이메일을 구성하고 분류하는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다:
직관적인 폴더 구조 사용:
Work and Personal Folders: 전문적인 그리고 개인적인 대응물을 두 개의 다른 폴더로 나눕니다. 각 주요 폴더 안에 다양한 프로젝트, 고객 또는 테마에 대한 하위 폴더를 가질 수 있습니다. 예를 들어, "Work"에는 "Project A", "Client B" 및 "Invoices"와 같은 하위 폴더가 있을 수 있습니다. 이러한 계층적 배열은 삶의 특정 영역에서 중요한 이메일을 더 쉽게 관리하고 찾을 수 있도록 합니다.
액션 기반 폴더: 카테고리 기반 폴더 외에도 'To Do', 'Follow Up' 또는 'Waiting For'와 같은 액션 기반 폴더를 사용하는 것도 도움이 됩니다. 이를 통해 이메일 액션의 우선순위를 지정할 수 있습니다. 이메일에 답장할 때 "To Do" 폴더로 이메일을 이동해야 하는 경우, 다시 답장할 때 해당 폴더를 팔로우하십시오.
태그 및 레이블 적용:
컬러 코딩: Gmail, Outlook 및 기타 유사한 이메일 클라이언트는 일반적으로 레이블의 컬러 코딩을 지원합니다. 다른 색상을 사용한다는 것은 다른 우선순위 또는 범주를 의미합니다. 예를 들어 우선순위가 높은 메일을 나타내는 빨간색을 사용하고 프로젝트와 관련된 메일을 나타내는 파란색을 사용할 수 있으며 개인 메시지를 나타내는 녹색을 사용할 수 있습니다. 따라서 컬러 코딩은 어떤 이메일이 어떤 주제에 대해 얼마나 긴급한 메시지로 간주되어야 하는지에 대한 마음의 눈을 빠르게 감지할 수 있게 합니다.
두 개 이상의 레이블: 메일이 두 개 이상의 그룹에 속할 경우 단일 메일에 두 개 이상의 레이블이 부여될 수 있습니다. 따라서 추가 응답이 필요한 업무에서 긴급한 사항이 있는 경우 해당 서신은 "업무"와 "추후"의 두 범주로 간단히 표시될 수 있습니다. 이 유연성을 통해 사용자는 관련 범주에서 이메일을 찾을 수 있습니다.
필터 및 규칙 구현:
자동 정렬: 특정 기준에 따라 수신 메일을 자동으로 정렬할 수 있는 필터를 만듭니다. 예를 들어, 뉴스레터가 "서브스크립션" 폴더로 이동하는 동안 상사의 이메일은 자동으로 "높은 우선순위"로 표시될 수 있습니다. 결과적으로 수동으로 메일을 정렬할 때 시간을 절약하고 중요한 메일은 즉시 관심을 받습니다.
중요한 이메일 플래그 지정: 즉각적인 조치가 필요한 중요한 메시지에 플래그를 지정하거나 별을 표시할 수 있습니다. 이 시각적 단서는 우선 순위 이메일을 한눈에 볼 수 있도록 도와줍니다. 게다가, 플래그가 지정된 이메일에 메모를 첨부하거나 알림을 표시하여 더 많은 콘텍스트와 후속 조치를 추가할 수 있는 일부 이메일 클라이언트가 있습니다.
검색 기능:
고급 검색 사용: 이메일 클라이언트의 고급 검색 기능을 숙지하십시오. 키워드, 보낸 사람 이름, 날짜 범위 및 기타 기준이 특정 이메일을 빠르게 찾을 수 있도록 도와줍니다. 이러한 고급 검색 기능은 시간을 절약하고 정보를 효과적으로 찾도록 하는 데 매우 중요합니다.
저장된 검색: 빠른 액세스를 위해 일반 검색을 저장합니다. 예를 들어, 특정 고객의 모든 이메일을 저장하거나 프로젝트와 관련된 특정 표현을 사용할 수 있습니다. 저장된 검색은 개인이 자주 액세스하는 자료를 더 쉽게 수집할 수 있도록 합니다.
3. 이메일 관리 도구 활용
전문 도구와 기능을 활용하면 이메일 관리 효율성을 크게 높일 수 있습니다. 이메일 관리를 위한 일부 도구를 효과적으로 사용하는 방법에 대한 몇 가지 팁을 소개합니다:
•이메일 클라이언트 및 확장:
Gmail 및 Outlook: Gmail과 Outlook에는 필터, 레이블 또는 고급 검색 옵션과 같은 이메일 관리 기능이 있습니다. 이메일 관리와 관련하여 기능을 최적화하도록 사용자 정의하여 설정 옵션을 탐색합니다. 예를 들어, Gmail의 우선순위 받은 편지함은 중요도에 따라 메일을 정렬하는 반면 Outlook 중심 받은 편지함은 주요 메일을 덜 중요한 메일로 나눕니다.
서드파티 확장 기능: 이메일 클라이언트에 서드파티 확장 기능과 플러그인을 추가할 수 있습니다. 예를 들어, Gmail용 Boomerang은 이메일이 받은 편지함에 다시 나타날 때까지 메시지를 일시적으로 보관할 뿐만 아니라 지정된 시간에 이메일을 보내고 알림을 설정하는 데 도움을 줍니다. 이러한 추가 도구는 이메일 작업을 더 편리하게 만드는 유용한 기능을 제공합니다.
•전자 메일 관리 앱:
Spark: Spark는 이메일의 우선순위를 지정하여 이메일을 관리하고 알림, 개인 및 뉴스레터의 세 가지 범주로 나누고 팀 협업 기능을 제공하는 앱입니다. 스마트받은 편지함은 가장 중요한 이메일에 집중할 수 있도록 도와줌으로써 메일 계정에서 모든 형태의 무질서를 제거합니다. 이 앱의 다른 측면에는 나중에 검토할 수 있도록 지연된 배송과 시간을 절약하는 빠른 답변이 있습니다.
>깨끗한 이메일: 깨끗한 이메일은 원하지 않는 이메일을 대량으로 배열하거나 보관하여 우편함을 정리하는 데 도움을 줍니다. 이 외에도 이 도구는 이메일로 자동화된 작업(이메일 관리 자동화)을 수행하고 원치 않는 구독을 취소할 수 있는 기능을 제공합니다. 깨끗한 이메일은 "스마트 보기"를 통해 귀하의 서신을 분류하여 압도적인 양의 편지를 더 쉽게 처리할 수 있습니다.
•자동화 도구:
IFTTT: IFTT 앱을 사용하면 다른 응용 프로그램과 서비스 사이에 사용자 정의 자동화 채널을 설정할 수 있습니다. 예를 들어, IFTTT 레시피는 이메일 첨부 파일을 구글 드라이브에 직접 저장하거나 특정 주소에서 이메일이 도착할 때마다 알려주도록 설정될 수 있습니다. 이러한 자동 단계는 시간을 절약하고 수동 작업을 줄이는데 도움이 될 수 있습니다.
자피어: 자피어는 자동화된 워크플로우를 위해 이메일을 다른 앱과 통합합니다. 예를 들어, 이메일을 통해 도착하는 각 새로운 연락처를 자동으로 CRM에 추가하거나 특정 제목과 함께 이메일이 들어오면 슬랙 메시지를 받을 수 있습니다. 자피어의 통합을 통해 받은 편지함에 연결된 다른 생산성 도구로 워크플로우를 간소화할 수 있습니다.
•보안 및 개인 정보 보호 도구:
전자 메일 암호화: ProtonMail과 같은 도구를 사용하여 전자 메일을 암호화하거나 보안 전자 메일 확장자를 사용하여 통신을 비공개 및 보안 상태로 유지합니다. 암호화는 권한이 없는 개인이 중요한 정보에 액세스 하는 것을 방지하는 데 도움이 됩니다.
스팸 필터: 메일 클라이언트와 함께 제공되는 고급 스팸 필터를 활용하거나 타사 스팸 필터 도구를 사용하여 정크 메일을 받은 편지함에 접근하지 못합니다. 효과적인 스팸 필터는 중요한 메시지에 더 쉽게 집중할 수 있도록 정렬하는 정크 메일의 양을 줄여줍니다.
정기적인 보안 감사: 데이터 무결성을 보호하는 보안 설정을 정기적으로 검토하고 업데이트합니다. 여기에는 무단 액세스의 징후를 검토하고 암호를 자주 변경하는 것이 포함됩니다. 보안 감사는 데이터 보호 프로토콜을 준수하면서 잠재적인 약점을 발견합니다.
효율적인 이메일 관리는 생산성 수준을 유지하고 직장 내 스트레스 수준을 낮추는데 매우 중요합니다. 이메일 관리의 기본 원칙을 구현하고, OWA 규칙, 알림, 폴더 등 현재 시장에서 사용 가능한 일부 입력을 사용하여 충분히 잘 구성하여 받은 편지함을 강력한 도구로 전환하는 것은 물론, 이러한 유형의 편지함을 관리하는 데 사용할 수 있는 여러 다른 도구에 의존하는 것도 고려해야 합니다. 지금부터 이러한 기술을 연습하여 우편함에 들어오는 내용을 제어하고 작업 효율을 높일 수 있습니다.