긴급-중요 매트릭스로도 알려진 아이젠하워 매트릭스는 사람들이 그들의 중요성과 긴급성에 따라 업무의 우선순위를 정하는데 도움을 줍니다. 미국의 34대 대통령인 드와이트 아이젠하워의 이름을 딴 이 매트릭스는 사용자들이 실제로 중요한 것에 집중하고 업무 관리에 대한 결정을 내리는 데 도움을 줍니다. 이 기사에서 우리는 아이젠하워 매트릭스를 사용하여 업무가 어떻게 우선시 되어야 하는지에 대해 논의할 것이고, 긴급한 업무와 중요한 업무를 구분하고 실제적인 예를 구분할 것입니다.
1. 아이젠하워 매트릭스를 이용한 작업 우선순위 정하기
아이젠하워 매트릭스의 4분면은 긴급성과 중요성에 따라 작업을 분류합니다:
•1 사분면: 긴급하고 중요한 작업(먼저 수행)
이 사분면의 업무는 중요한 업무이면서 시간에 구애받지 않으며, 중대한 결과를 초래하거나 그와 관련된 마감 시간이 어렵기 때문에 즉시 처리해야 합니다. 예를 들어 빠르게 다가오는 프로젝트 마감 시간과 같이 즉각적인 주의가 필요한 긴급 상황이 있습니다.
•2 사분면: 급하지는 않지만 중요(일정)
이러한 활동들은 장기적인 성공을 위해 중요한 역할을 하지만 즉각적인 대응을 필요로 하지는 않습니다. 이러한 작업들이 급해지는 것을 방지함으로써 목표 달성에 있어 시간을 할당하는 것은 매우 중요합니다. 예를 들어 전략적 계획, 기술 습득 또는 관계 형성 등이 있습니다.
•3 사분면: 긴급하지만 중요하지 않음(대의원)
이 그룹에 속하는 업무는 마감일에 맞춰 진행되는 경향이 있지만 장기적인 목표에는 기여하지 않습니다. 그러한 활동 중 일부는 더 중요한 일을 위해 일정을 자유롭게 하는 다른 사람들에게 배정될 수 있습니다. 일상적인 회의나 사소한 요청이 본보기가 될 것입니다.
•4 사분면: 긴급하지 않고 중요하지 않음(제거)
그들은 시간 문제가 전혀 없고 주의를 산만하게 하는 것을 없애야 하는 중요한 일도 아니기 때문에 다른 더 의미 있는 일을 위해 귀중한 시간을 절약할 수 있습니다. 소셜 미디어의 과도한 사용, 불필요한 중단 또는 사소한 활동 등이 그 예입니다.
2. 긴급한 작업과 중요한 작업의 구분
•긴급한 업무와 중요한 업무의 차이를 파악하는 것은 효율적인 우선순위를 정하는 데 매우 중요합니다. 이 둘을 구분하는 데 도움이 되는 몇 가지 지침이 있습니다:
•긴급한 작업:
즉각적인 관심과 조치가 필요합니다.
종종 마감일이나 시간에 민감한 문제와 관련이 있습니다.그들이 제때 참석하지 않으면 스트레스를 받을 수 있습니다.
• 예: 긴급한 이메일에 응답하기, 막판 회의에 참석하기, 위기 대처하기.
이것들은 개인 개발이나 전문적인 성장을 포함한 장기적인 목표에 기여합니다.
성공 수준과 전반적인 웰빙에 상당한 영향을 미칩니다.
비록 그들이 즉각적인 조치가 필요하지 않을 수도 있지만, 그들의 부재는 삶의 진보를 막습니다.
예를 들어, 계획 및 목표 설정과 교육/훈련 투자, 관계 구축 등입니다.
차별화를 위한 팁:
•영향 평가: 장기적으로 목표나 복지에 어떤 의미가 있는지 생각해 보십시오?
•데드라인 평가: 이 작업에 엄격한 시간제한이 있나요? 만약 그렇다고 하고 결과가 중요하다면, 그것은 중요하고 긴급한 일입니다.>
•결과 고려: 이 작업을 완료하지 않으면 어떻게 될까요? 따라서 그 결과가 부정적이면 시급한 것으로 간주되며, 그렇지 않으면 미래의 성공에 영향을 미치기 때문에 중요합니다.
3. 아이젠하워행렬의 활용사례
아이젠하워 매트릭스의 적용을 설명하기 위해 다양한 시나리오에 걸쳐 몇 가지 실제 사례를 소개합니다.
작업 시나리오:
• 1사분면 : 마감 시간이 촉박한 프로젝트 완료, 고객과의 중요한 문제 해결, 내일 열릴 중요한 회의 준비.
• 2사분면: 다음 분기를 전략적으로 계획하고, 전문적인 기술을 향상하기 위한 워크숍에 참여하고, 주요 이해 관계자들과 관계를 맺습니다.
• 3사분면: 일상적인 이메일에 대한 응답을 제공하거나, 정기적인 상태 회의에 참석하거나, 다른 사람에 의해 발생할 수 있는 낮은 수준의 IT 문제를 처리합니다.
• 4사분면: 근무시간 중 소셜 네트워크 보기, 사무실 소문 참여하기, 불필요한 회의 참석하기.
개인 생활 시나리오:
• 1사분면: 즉각적인 건강 위기를 처리하고, 제때 청구서를 지불하고, 즉각적인 조치를 요구하는 중요한 가족 문제를 해결합니다.
• 2사분면: 규칙적인 운동, 가족 또는 친구들과 여행을 계획하거나 책 쓰기와 같은 장기적인 자기 계발 활동을 하는 것.
• 3사분면: 중요하지 않은 전화를 휴대전화로 선택하거나, 다른 사람에게 할당했어야 할 심부름을 하러 가거나, 요청된 도움 요청에 응답합니다.
• 4사분면: 과도한 TV 시청, 절제 없이 비디오 게임하기, 개인 목표에 기여하지 않는 활동하기.
학술 시나리오:
.• 1사분면: 다음 날 마감되는 기말고사 공부하기, 지금 마감되는 과목 제출하기, 다음 수업 시간에 필요한 발표 준비하기>
.• 2사분면: 장기 프로젝트 연구; 학습의 심화를 위한 스터디 그룹 참석; 학기 학업 목표 설정
.• 3사분면: 학업 목표에 미치는 영향이 적은 동아리 모임 참석하기, 급하지 않은 학급 친구들의 메시지 회신하기, 일상적인 행정 업무 수행하기
.• 4사분면: 비학업 활동을 통해 미루기; 공부할 시간이 되면 소셜 미디어에서 과도하게 교제하기; 오락에 너무 많은 시간을 보내기
마치며:
아이젠하워 매트릭스는 긴급성과 중요성에 따라 작업의 우선순위를 정하는 데 효과적인 도구입니다.
어떤 작업이 시급하고 중요한지, 시급하지는 않지만 중요하지는 않지만, 시급하지는 않지만 중요하지는 않고, 시급하지도 않고, 어떤 작업이 시급하지도 않은지를 파악할 수 있도록 하여 작업 관리와 관련된 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다. 자신의 작업을 더 잘 수행할 수 있도록 두 가지 범주의 작업을 구분할 수 있도록 하는 것이 중요하지만, 이 매트릭스가 다양한 상황에서 어떻게 적용되는지에 대한 실제적인 예시를 얻을 때도 중요합니다. 아이젠하워 매트릭스를 사용하면 생산성을 향상하고 스트레스를 줄이며 작업이 장기적인 목표와 일치하도록 보장할 수 있습니다.