디지털 시대에 생산성을 위해 여러 앱을 사용하면 효율성과 조직성을 크게 향상할 수 있습니다. 그럼에도 불구하고 진정한 힘은 개인으로서 이들로부터 오는 것이 아니라 원활한 작업 흐름을 가능하게 하기 위해 이들을 서로 통합하고 프로세스를 자동화하는 것입니다. 생산성 툴킷을 완벽하게 만드는 완전한 가이드인 다양한 생산성 앱을 연결하고 자동화 툴을 사용하여 반복 작업을 최소화하며 클라우드 서비스를 통해 데이터를 동기화하는 방법을 다루는 기사가 있습니다.
1. 효율성 극대화를 위한 앱 연결
생산성 앱을 결합하면 서로 다른 도구 간에 충돌하지 않고 작업을 계속 진행할 수 있습니다. 서로 다른 응용 프로그램을 연결할 때 시간을 절약할 수 있기 때문에 더 이상 수동으로 데이터를 입력할 필요가 없습니다.
자피어 & IFTTT: 자피어와 IFTTT는 워크플로우를 자동으로 생성하면서 다양한 앱을 연결하는 데 사용할 수 있는 선도적인 자동화 플랫폼입니다. 예를 들어, 구글 드라이브에 모든 Gmail 이메일 첨부 파일을 자동으로 저장하는 Zap(자동화)을 사용하거나 새로운 트렐로 카드를 생성할 때 슬랙에 메시지를 게시할 수 있습니다. 이러한 플랫폼은 수천 개의 앱을 지원하며 일반적인 워크플로우를 위한 미리 만들어진 템플릿을 제공합니다.
내장된 기능을 통한 통합: 많은 생산성 앱들은 내장된 통합 기능을 제공합니다. 이것의 예는 슬랙과의 통합으로 사용자가 슬랙을 통해 보낸 메시지에서 직접 트렐로 카드를 만들 수 있는 트렐로입니다. 또한 구글 캘린더는 토도이스트와 협력하여 캘린더 항목과 동시에 작업을 볼 수 있습니다. 이렇게 하면 모든 앱의 설정 내에서 의미 있는 연결을 발견하여 이러한 연결이 워크플로우를 향상합니다.
사용자 지정 통합 API 사용: 기술력이 있는 경우 API(응용 프로그래밍 인터페이스)를 사용하여 사용자 지정 통합을 수행할 수 있습니다. API는 응용 프로그램 간의 연결을 돕기 때문에 고유한 요구 사항을 충족합니다. 좋은 예는 아사나와 같은 프로젝트 관리 도구에서 정보를 수집한 다음 구글 시트에 있는 보고 대시보드를 업데이트하는 코드 작성입니다.
통합 커뮤니케이션 플랫폼 마이크로소프트 팀과 슬랙: 여러 생산성 앱과 통합할 수 있는 중앙 커뮤니케이션 허브 역할을 하는 도구 중 일부입니다. 통합 커뮤니케이션 플랫폼을 프로젝트 관리, 파일 저장 및 일정관리 앱에 연결하면 정보 흐름을 쉽게 간소화할 수 있으므로 팀원 간의 협업과 정렬을 강화할 수 있습니다.
사례 활용 사례: 프로젝트 관리를 위해 Trello를, 커뮤니케이션을 위해 Slack을, 파일 저장을 위해 Google Drive를 사용하는 마케팅 팀을 생각해 보십시오. 이러한 앱의 통합을 통해 팀원들은 Trello 카드에 대한 업데이트가 있을 때마다 Slack을 통해 알림을 받을 수 있고, Trello 카드를 통해 Google 드라이브 파일에 직접 액세스 할 수 있으므로 관련된 모든 정보를 쉽게 검색할 수 있으므로 커뮤니케이션을 간소화할 수 있습니다.
2. 자동화 기능 활용
생산성 앱의 자동화 기능을 사용하면 반복 작업에 걸리는 시간이 크게 줄어 다른 중요한 작업에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.
작업 생성 및 할당 자동화: Asana나 Monday.com와 같은 프로젝트 관리 도구에서 작업 생성 및 할당을 자동화하는 규칙을 만들 수 있습니다. 예를 들어, 누군가 CRM(고객 관계 관리) 소프트웨어에 새로운 리드를 추가하면 Asana는 영업 담당자가 수행해야 하는 새로운 작업을 자동으로 생성할 수 있습니다. 이를 통해 리드를 놓치지 않고 프로세스의 효율성을 보장할 수 있습니다.
이메일 자동화: 메일침프나 컨버터킷과 같은 도구를 사용하면 이메일 마케팅 캠페인을 자동화할 수 있습니다. 뉴스레터 가입이나 구매와 같은 사용자 행동을 기반으로 트리거를 설정하여 개인화된 후속 이메일을 보낼 수 있습니다. 이를 통해 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 관련 정보를 적시에 제공하여 고객 참여를 보장할 수 있습니다.
자동화된 데이터 입력 및 보고: 자피어를 사용하면 데이터 입력 및 보고 작업의 자동화가 가능합니다. 예를 들어, 전자 상거래 플랫폼에서 구글 시트에 자동으로 신규 매출을 기록하는 자프를 만들 수 있으며, 수동 입력 없이도 실시간 매출 데이터를 제공합니다. 이 자동화는 정확성을 보장할 뿐만 아니라 일상적인 데이터 입력에 들어갔을 시간을 절약할 수 있습니다.
트렐로와 노션의 워크플로우 자동화: 트렐로와 노션 모두 워크플로우를 간소화하는 자동화 기능을 제공합니다. 트렐로에서 버틀러 자동화는 마감일로 인해 카드를 다른 목록으로 옮기는 것과 같은 반복 작업을 자동화하는 규칙과 명령을 허용합니다. 반면, 노션에서는 데이터베이스와 관계를 사용하여 작업 종속성을 개발할 수 있으며, 업데이트와 함께 자동화되어 사람의 개입 없이 프로젝트 계획을 최신 상태로 유지할 수 있습니다.
사용 사례 예: 트렐로의 버틀러 자동화를 사용하면 콘텐츠 제작 팀의 편집 일정을 자동화할 수 있습니다. 새로운 기사 아이디어가 "아이디어" 목록에 추가되면 버틀러는 자동으로 마감일을 설정하고 작성자를 지정하는 동시에 이 카드를 "쓰기" 목록으로 이동합니다. 기사가 완성되면 버틀러를 통해 슬랙을 통해 편집자에게 알리면서 "검토" 목록으로 이동합니다.
3. 클라우드 서비스를 이용한 데이터 동기화
클라우드 서비스는 모든 장치와 애플리케이션 간에 데이터를 동기화하여 원활한 액세스 및 협업을 제공하는 데 중요합니다.
중앙 집중식 데이터에 클라우드 스토리지 사용: Google Drive Dropbox OneDrive가 제공하는 중앙 스토리지 설루션은 어디에서나 액세스 할 수 있습니다. 문서 스프레드시트 및 기타 파일을 클라우드에 저장하면 모든 팀원이 최신 버전의 모든 문서를 얻을 수 있습니다. 이러한 플랫폼은 또한 많은 생산성 앱과 통합되어 자동으로 백업하고 동기화하는 데 사용할 수 있습니다.
실시간 협업 도구: 실시간 협업은 구글 워크스페이스(구 G Suite)와 마이크로소프트 365와 같은 도구에서 제공하는 기능입니다. 여러 사용자가 동일한 구글 문서, 시트 또는 슬라이드 문서에서 동시에 작업할 수 있으며 변경 사항은 실시간으로 자동으로 저장됩니다. 이렇게 하면 모든 사람이 최신 버전의 문서를 작업하고 있으므로 더 나은 협업을 위한 혼란을 줄일 수 있습니다.
클라우드 기반 앱과 자동 데이터 동기화: 많은 생산성 앱은 클라우드 기반이며, 이는 모든 장치에서 데이터를 자동으로 동기화한다는 것을 의미합니다. 예를 들어, Todoist와 같은 작업 관리 도구를 사용하면 휴대폰에서 변경된 내용이 즉시 컴퓨터와 태블릿에 반영됩니다. 결과적으로 이 자동 동기화는 어디에 있든 항상 최신 정보를 사용할 수 있도록 보장합니다.
백업 및 복구: 클라우드 서비스는 강력한 백업 및 복구 옵션을 제공합니다. 예를 들어 Google Drive Dropbox는 파일 변경 내역을 보관하여 필요한 경우 이전 버전으로 돌아갈 수 있습니다. 이 기능은 실수로 인한 데이터 손실이나 잘못된 편집으로 인한 데이터 손실을 방지할 때 특히 유용합니다.
사용 사례 예: GitHub은 원격 개발 팀이 버전을 제어하는 데 사용할 수 있고 Google Drive는 문서 저장에 사용할 수 있습니다. GitHub의 코드 리포지토리는 코드에서 변경된 내용이 기록되고 그룹 구성원이 동시에 코드를 수정할 수 있도록 합니다. 반면 Google Drive에 저장된 프로젝트 문서는 팀원이 실시간 문서에 액세스 하고 편집할 수 있도록 하여 모든 사람이 최신 정보를 가지고 있는지 확인합니다.
마치며
생산성 앱을 통합하고 동기화하면 워크플로우의 중복성을 최소화하면서 효율성을 크게 향상할 수 있습니다. 자피어 및 IFTTT와 같은 플랫폼을 통해 앱을 연결하고 자동화 기능을 사용하여 반복 작업을 처리할 수 있을 뿐만 아니라 클라우드 서비스와 데이터 동기화를 보장함으로써 생산성이 높은 중단 없는 작업 환경을 만들 수 있습니다. 이러한 접근 방식을 고려하면 툴박스에서 더 많은 것을 얻을 수 있으므로 일상 업무를 수행할 때 시간을 절약할 수 있습니다.